فایول اولین دانشمند و محققی بود که در زمینهی تجزیه و تحلیل تئوریهای مدیریت و فعالیتهای اعضای سازمانی در حدود نیم قرن وقت صرف نمود و رسالات و سخنرانیهای زیادی در مورد اداره و امور سازمان عرضه نمود. بعدها بر اثر گذشت زمان، همگی از نبوغ و استعداد وی تجلیل و تمجید فراوانی نمودند و همگان بر این اصل معتقد بودند که فایول در زمان مدیریت خویش مدیری قابل و توانا بود.
هنری فایول مدیریت را چنین تعریف مینماید: «مدیریت یعنی پیشبینی فعالیتها برای نیل به هدفهای آینده.» منظور از هدف، در مورد ادارهی امور یک سازمان عبارتست از: «تشخیص و فهم همگان در مورد هماهنگ نمودن فعالیتهای سازمان، برای به ثمر رساندن منظور گروهی افراد.» درحقیقت مدیریت هر سازمان بایستی بهطور شفاف هدفهای سازمان را برای ادارهکنندگان و اعضای آن روشن نماید تا در بروز فعالیتها، هیچگونه شبهه و تاریکیای وجود نداشته باشد وتمام سازمان، بهطور یکنواخت به سوی هدف تعیین شده حرکت نمایند.
به عقیدهی فایول، کلیهی فعالیتهای سازمانهای صنعتی را میتوان در شش طبقه یا شش گروه قرار داد، این طبقات عبارتند از:
• فعالیتهای فنی: مربوط به امور تولید محصول میباشد.
•فعالیتهای بازرگانی: خرید و فروش و مبادلهی کالا را دربرمی گیرد.
•فعالیتهای ایمنی: حفاظت اشخاص و حفظ سلامت آنها و همچنین حفاظت از اموال سازمان را شامل میشود.
•فعالیتهای امورمالی: فایول کلیهی فعالیتهایی را که از یک طرف برای بهدست آوردن سرمایه و از طرف دیگر برای استفادهی حداکثر، از این سرمایهها باید انجام پذیرد، در قلمروِ فعالیتهای مالی قرار داده است.
•فعالیتهای حسابداری: فایول فعالیتهای مربوط به نگهداشتن حساب را، شامل فعالیتهای آمارگیری و استنتاجهای آماری میداند.
•وظایف مدیریتی: فایول عناصر مدیریت و یا به زبان دیگر مدیریت را در پنج وظیفه، خلاصه میکند: برنامهریزی، سازماندهی، فرماندهی، هماهنگی، کنترل.
1-برنامهریزی:
فایول تأکید زیادی بر اهمیت وظیفهی برنامهریزی دارد و طرح و پیشبینی فعالیتها و برنامههای آیندهی سازمان را از اهم وظایف مدیران میداند. او میگوید: "منظور از پیشبینی در این زمینه، این است که آینده را بسنجیم و ارزیابی کنیم و با توان کافی و تمهید مقدمات لازم به مقابله با آن برخیزیم. یک چنین برنامهریزیای، بهزعم فایول ایجاب میکند که در بدو امر، طرحی از اقدامات (فعالیتهایی که باید عملاً انجام پذیرد) تهیه شود. این طرح نه تنها باید نتایج حاصل را پیشبینی کند بلکه باید مسیر فعالیتهایی را که باید انجام پذیرد، مراحلی که باید از آنها گذشت و بالاخره روشها و طرق انجام کاری را هم که باید صورت گیرد، معلوم سازد. فایول عوامل و عناصر چهارگانهای را برای برنامهریزی خوب و صحیح لازم میداند. این عوامل عبارتند از: "وحدت، قابلیت انعطاف، استمرار، دقت"
عامل وحدت ایجاب میکند که کلیهی فعالیتها، اقدامات و پروژههای یک طرح، اجزای لازم را برای یک واحد کلی و متشکل متجلی سازند و از هماهنگی کامل برخوردار باشند. عنصر انعطافپذیری برنامه باعث میشود که طرح بتواند خود را با مقتضای تغییرات محیط و بالاخص با آن دسته از عوامل، عناصر، شرایط و احتیاجات محیط که قابل پیشبینی نیست، همواره تطبیق دهد.
2-سازماندهی:
فایول با دیدی وسیع به این خطر بزرگ مینگرد. او سازمان دادن به یک فعالیت را از فراهم آوردن همه چیزهایی میداند که بتواند در راه انجام دادن آن کار، مفید واقع شود. آنچه میتواند در این زمینه مفید واقع شود و باید فراهم آید عبارتست از: "مواد خام، وسایل و ابزار کار، سرمایه و نیروی انسانی لازم." وظیفهی یک مدیر است که در سازماندهی یک گروه انسانی، آنطور که باید و شاید، تسهیلاتی را در به وجود آوردن امکانات محیطی برای اعضا قائل شود، که هر عضو اجازه و امکان بروز فعالیتهای حقیقی را داشته باشد تا بدین وسیله مدیر بتواند حداکثر استفاده از فعالیتهای ممکنه از کلیهی اعضا را انتظار داشته باشد. فایول معتقد است در سازماندهی چند مورد زیر باید لحاظ شود:
1- تشکیلات مرتب و منظم، 2- وحدت فرماندهی، 3- تعیین وظایف و مسئولیتها، 4- اتخاذ تصمیم صحیح
3-فرماندهی:
بهخاطر اینکه در عمل، افراد سازمانی از دستورات یک ستاد پیروی کنند و کلیهی قوانین و دستورات به صورت یکنواخت صادر گردد، از این رو لازم است که ستاد فرماندهی در سازمان تعیین گردد. در اصول فرماندهی، وحدت نظر در مورد تعاریف و تفهیم هدفهای سازمانی اصلی، عمده و اساسی میباشد. لازمهی حسنِ انجام وظیفهی فرماندهی، وجود خصایص و تواناییهای لازم در فرمانده میباشد. فایول اینگونه صفات استثنایی و تواناییهای لازم برای این وظیفهی خطیر را در خصایص هشتگانهی زیر بیان میکند:
•وقوف کامل نسبت به کارمندان
•توانایی کنار گذاشتن و عزل کارکنان بیلیاقت
•آشنایی زیاد با مفاد قراردادها و موافقت نامههایی که افراد و سازمان و اعضای سازمان را به یکدیگر پیوند داده است.
•قادر باشد که بتواند به عنوان یک مظهر و الگوی مطلوب و پسندیده قرار گیرد
•تکیه روی ایجاد کمیتهها و کمیسیونها و مجتمع ساختن معاونین عمدهی خود، به منظور فراهم آوردن موجبات وحدت
•بررسی سازمان و فعالیتهای آن به صورت منظم و مستمر و استفاده از نمودارها و جداول
•توانایی آلوده نشدن به جزئیات امور
•سعی در اینکه روح وحدت و فداکاری و ابتکار را در سازمان حاکم سازد
4-هماهنگی:
چون در هر سازمان فعالیتهای افراد در سطوح مختلف بنا به فراخور آنها یکنواخت نمی باشد، از اینرو لازمهی به ثمر رساندن فعالیتهای افراد در سازمان به طور صحیح، عبارتست از: "به وجود آوردن سیستم هماهنگی و همکاری بین کلیهی افراد." در هماهنگ نمودن فعالیتهای سازمان چند نکتهی اصلی زیر مورد نظر است:
•متحد نمودن افراد
•موزون نمودن فعالیتهای افراد
•ارتبات صحیح اثرات و کارایی هر فرد با افراد دیگر و واحد با واحد دیگر
•به وجود آوردن سیستم جریان ارتباطات بین گروه مدیران و سرپرستی و اعضای سازمان
5-کنترل:
در این اصل منظور از کنترل و نظارت سرکشی و رسیدگی به اجرای صحیح قوانین و دستوراتی است که به اعضای سازمان داده میشود. از این راه است که میتوان به نحوهی اجرای صحیح آن قوانین پی برد. فایول برای یک کنترل مؤثر در معنای فوق، تحقق چهار شرط را لازم میداند:
سرعت پیگیری، ضمانت اجرا، حاوی تدابیر و مقرراتی که از تکرار انحرافات جلوگیری نماید.
لوتر گیولیک آمریکایی و برت لودنال اورویک انگلیسی، فهرست فایول را به هفت فعالیت مدیریت اجرایی با نام اختصاری POSDCORB گسترش دادهاند:
•برنامه ریزی: تعیین اهداف در پیشبرد و روش رسیدن به آنها؛
•سازماندهی: ایجاد یک ساختار قدرت برای همه کارها؛
•نیروی انسانی: استخدام، دستمزد و سلسلهمراتب کارکنان؛ حفظ شرایط کاری مطلوب؛
•هدایت: تصمیم گیری، صدور موضوعات و دستورات؛
•هماهنگی: وابسته به تمام بخش های سازمان؛
•گزارش: اطلاع سلسله مراتب از طریق گزارش، سوابق و بازرسی؛
•بودجه: وابسته به برنامهریزی مالی، حسابداری و کنترل
