انتخاب مهمترین تغییراتی که باید ایجاد شود.
تحلیل پارِتو یکی از ساده‌ترین تکنیکها برای انتخاب مؤثرترین و مهمترین تغییراتی است که باید ایجاد شود. این اصل مشهور، بیان میکند که تنها با انجام دادن 20% از یک کار، میتوان از 80% مزایای انجام دادن آن به‌طور کامل بهره برد. این تکنیک یک ابزار رایج برای شناخت تغییراتی است که در صورت بروز بیشترین منافع را با خود خواهند داشت. کاربرد ویژه این ابزار جایی است که لیست بلند بالایی از اقدامات برای انتخاب و انجام شدن وجود داشته باشد و شما بخواهید مؤثرترین اقدام را نسبت به سایرین گزینش کنید.
نحوه استفاده از ابزار
برای شروع ابتدا لیستی از تغییراتی که امکان رخ دادن آنها وجود دارد، تهیه کنید. اگر لیست شما شامل تغییرات بیشماری است، آنها را دسته‌بندی کرده و موارد مشابه را در یک گروه قرار دهید. سپس به هر یک از موارد یا گروهها، امتیازی اختصاص بدهید. سیستم امتیازی شما بستگی به نوع مشکلاتی دارد که در پی حل آن هستید. برای مثال اگر به‌دنبال افزایش سودآوری هستید، سیستم امتیازدهی می‌بایست براساس میزان سودی که هر عامل یا گروه تولید میکند، باشد. همچنین اگر افزایش رضایت مشتریان مورد نظر باشد، سیستم امتیازدهی باید براساس کاهش شکایات مشتریان باشد و امتیازها برحسب اینکه کدام گروه یا عامل در این معیار مؤثرتر هستند، محاسبه می‌گردد.
عاملی که بیشترین امتیاز را کسب کرده باشد، در صورت اجرا شدن بیشترین منفعت را به‌دنبال خواهد داشت، لذا به‌عنوان اولویت اول انتخاب میشود.
آن دسته از عواملی نیز که پایینترین امتیاز را کسب کرده‌اند، بدلیل اینکه هزینه اجرا کردن آنها بیش از ارزش راه‌حلی خواهد بود که به‌عنوان خروجی ارائه میدهند؛ از میان گزینه‌های لازم جهت بررسی حذف می‌گردند.
نمونه کاربردی
مدیری را تصور کنید که با مشاهده عدم موفقیت مرکز خدمات به مشتریان شرکت خود، دستور میدهد تا تحقیقاتی مبنی بر دلایل عدم رضایت مشتریان از خدمات شرکت، انجام شود. این تحقیقات منعکس‌کننده نظرات زیر است:
1-مدت زمان انتظار مشتری برای پاسخگویی تلفنی زیاد است.
2-کارکنان پریشان و تحت فشار به‌نظر میرسند.
3-مهندسین شرکت ماهر به نظر نمیرسند، آنها معمولا به مراجعات متعدد برای رفع مشکل نیاز دارند و همین امر باعث اتلاف وقت زیادی از مشتری جهت آماده‌سازی فضا برای مراجعات بعدی میشود.
4-زمان مراجعات بعدی مشخص نیست و این یعنی مشتریان در تمام طول روز باید منتظر مهندسین باشند.
5-کارکنان شرکت در بسیاری از موارد سردرگم به‌نظر میرسند.
6-خیلی از مواقع پس از بازدید مهندسین، مشتریان در می‌یابند که مشکل می‌توانست از طریق تلفن نیز رفع شود.
مدیر پس از مشاهده موارد فوق، آنها را دسته‌بندی کرده و به هر گروه براساس اینکه کدامیک بیشترین شکایات را به همراه داشته، امتیازی تخصیص میدهد:
1- کمبود آموزش کارکنان: موارد 5 و 6 از بازخوردهای مشتریان : 51 شکایت
2- کمبود پرسنل شرکت : موارد 1، 2 و 4 از بازخوردهای مشتریان : 21 شکایت
3- تدارکات و تشکیلات ضعیف : مورد 3 از بازخوردهای مشتریان: 2 شکایت
با به‌کارگیری تحلیل پارتو، به‌راحتی میتوان به این نکته پی برد که اکثر قریب به اتفاق مشکلات (69%) از طریق بهبود مهارتهای کارکنان رفع‌شدنی است.
پس از عامل فوق، افزایش تعداد کارکنان در اولویت دوم قرار می¬گیرد که البته در صورتی که توانایی کارکنان برای حل مشکلات از طریق تلفن بهبود پیدا کند، احتمالا نیاز به کارکنان جدید کمتر میشود.
عامل سوم یعنی ضعف تدارکات و تشکیلات نیز به‌ندرت اتفاق افتاده است، بنابراین احتمالا از طریق کنترلهای مدیریتی قابل حذف خواهد بود.
با به‌کارگیری تحلیل پارِتو، مدیر میتواند تمام تمرکز خود را بر معضل آموزش قرار دهد؛ در صورتی که بدون وجود این ابزار ناچار خواهد شد تا تلاش خود را میان آموزش کارکنان، استخدام نیروهای کاری جدید و راه اندازی سیستم رایانه ای جدید تقسیم نماید.
نکات کلیدی
این تکنیک بسیار ساده، کمک بسزایی به شناسایی مهمترین مشکلاتی که باید رفع شوند، ارائه میکند. برای استفاده از این ابزار باید:
•فهرستی از مشکلات و یا گزینه های پیش‌رو تهیه شود.
•موارد مشابه در یک گروه دسته‌بندی شوند.
•به هریک از گروه ها امتیاز مناسب اختصاص داده شود.
•بر گروه‌هایی که دارای بیشترین امتیاز می باشند، تمرکز شود.
تکنیک پارتو تنها برای شناسایی مشکلات بزرگتر نیست بلکه گاهی با امتیازاتی که به هر گزینه اختصاص میدهد، شدت هر مشکل را نیز مشخص میکند.
مزایا
این تکنیک بسیار ساده، کمک بسزایی به شناسایی مهمترین مشکلاتی که باید رفع شوند، ارائه میکند.
تکنیک پارتو تنها برای شناسایی مشکلات بزرگتر نیست بلکه گاهی با امتیازاتی که به هر گزینه اختصاص میدهد، شدت هر مشکل را نیز مشخص میکند.
معایب
این روش یک روش تجربی است و یک روش رسمی علمی به شمار نمی آید. به عبارت دیگر نسبت 80/20 کاملاَ تقریبی است و می تواند 10/90 یا 70/30 باشد.اما به طور کلی می توان تشخیص داد که تقریباَ همیشه(اما نه کاملاَ همیشه) بیشتر مسائل و مشکلات را می توان به شمار اندکی از علت ها نسبت داد.
در بعضی موارد تنها رسم یک نمودار برای رسید ن به علت اصلی کافی نیست و باید نمودارهای مختلف را از جوانب مختلف رسم کنیم تا بتوانیم کاملاَ شفاف سازی کنیم و به مشکل اصلی دست پیدا کنیم.
نکته ی بعدی این است که در بعضی مواقع مشخص کردن آن 20% عوامل که 80% مشکلات را ایجاد می کندد دشوار است.
کاربردها
تحلیل پارِتو یکی از ساده‌ترین تکنیکها برای انتخاب مؤثرترین و مهمترین تغییراتی است که باید ایجاد شود.
این تکنیک یک ابزار رایج برای شناخت تغییراتی است که در صورت بروز بیشترین منافع را با خود خواهند داشت.
کاربرد ویژه این ابزار جایی است که لیست بلند بالایی از اقدامات برای انتخاب و انجام شدن وجود داشته باشد و شما بخواهید مؤثرترین اقدام را نسبت به سایرین گزینش کنید
پی بردن به مشکلات و مسائل اساسی که باید حل شوند
طبقه بندی مسائل به منظور تصمیم گیری سریع و صحیح
اطمینان از نتایج بعد از آزمایشها و مطالعات برای تایید نتایج ، اجرای راه حل واندازه گیری بهبود ایجاد شده
تجزیه و تحلیل عوامل ''علتها'' ریشه ای مشکلات و مسائل جهت کشف علت اصلی و موثر بروز مشکل
مشخص کردن مشکلات عمده از بین انبوه مشکلات که این امر به شما امکان می دهد تا تلاش برای بهبود را بطور موثر انجام دهید. در واقع نمودار پارتو را می توان به عنوان اولین قدم در ایجاد بهبود در محیط کاری به کار برد . با یک نگاه به نمودار پارتو تمام افراد میتوانند ببینند که دو یا سه عامل بیشترین مسائل را بوجود آورده اند و تعداد زیادی از عوامل نقش بسیار کمی در ایجاد مشکلات داشته اند . بنابراین پایه ای برای فهم و درک مشترک بین افراد گروه ایجاد شده و تعریف اهداف دقیق برای دستیابی به میزان مشخص از بهبود میسر می گردد .
امکان رتبه بندی کردن اطلاعات براساس اهمیت را فراهم می کند.
|
برچسب ها :
استراتژی ,
اصل پارتو ,
تحلیل پارتو ,
تصمیم گیری ,
تغییر ,
حل مسئله ,
رشد و توسعه ,
مدیریت استراتژیک ,
میرهدایی ,
پارتو ,
|
